비서, CEO 최고의 비즈니스 파트너


‘사무실의 꽃’으로 불리던 비서의 역할이 변하고 있다. 급변하는 기업 환경 속에서 최고경영진을 보좌하는 비서. 이젠 비서의 경쟁력이 CEO의 경쟁력이라 할 만큼 이들의 역할이 중요해 졌다.

비서, ‘사무실의 꽃’이 아닌 ‘보좌관’으로 거듭나다

비서 하면 단아한 외모의 미혼 여성, 그리고 간단한 잡무 처리를 먼저 떠올리는 당신. 사실 충분히 그럴 수 있다. 과거 비서는 단순한 업무 보조를 담당했다. 하지만 1990년 이후 국내 기업의 경영 환경은 급변했다. 국내 시장이 전면 개방되었고, 정보 사회로 진입하여 다양한 정보가 쏟아졌다. 이러한 상황 속에서 따라 경영관리자에게는 신속하고 합리적인 의사결정 능력이 요구되었고, 이들 곁에 있는 비서의 역할은 바뀌었다.

이제 비서는 어학능력, 경영이론, 사무실무, 대인관계 등 다방면의 전문 지식이 요구되는 전문직으로 인정받고 있다. 그만큼 비서가 맡은 업무가 다양해졌고 복잡해졌다. 실제로 비서는 손님 응대, 경영진의 스케줄 관리뿐만 아니라 경영진의 대인 관계 관리, 중요한 정보 수집 및 정리, 경영진의 의사 결정 보조 등 경영진의 업무 효율성을 높일 수 있는 일은 모두 다 담당한다.

성공하는 CEO 뒤에는 명품비서가 있다

전문비서 교육을 받을 수 있는 기관 및 프로그램은 꾸준히 증가하고 있는 추세이고, 비서 국가기술자격시험까지 개설되었다. 이유는 하나, 전문비서 수요의 증가이다. 경영진의 능률 향상을 돕는 전문비서. 성공하는 CEO 뒤에는 그들이 있다.

비서 국가기술자격시험이란?
최고경영자에 대한 보좌능력을 객관적으로 검증 및 평가하는 시험
필기시험 비서실무, 사무영어, 사무정보관리, 경영일반(단, 3급 시험에서는 제외)
실기시험 워드프로세서, 컴퓨터활용능력, 한글속기, 전산회계운용사 종목 중 택일
시험 일정 매년 구체적인 일정은 다르나 5월, 10월 전 후로 시험 및 접수가 이루어 진다.
접수 및 Info http://license.korcham.net/index.jsp
Mini Interview
대성 회장 수석 비서 전성희 이사

초록색 원피스에 스카프를 맨 전성희 의사가 테이블 앞에 앉아있다. 숏커트에 빨간 립스틱이 어울리는 그녀. 72살 할머니라는 느낌보다는 여전히 강인한 커리어 우먼 포스가 느껴진다.

리더의 핵심 참모로 주목 받고 있는 비서의 역할을 자세히 알아보기 위해 대성산업의 전성희 이사를 만나보았다. 그녀는 72세의 나이에도 불구하고 35년 째 대성 김성대 회장과 호흡을 맞추고 있는 ‘비서계의 대모’이다.

럽젠Q : 비서는 어떤 역할을 하는 사람인지 소개해 주실 수 있으신가요?

비서는 자신이 보좌하는 CEO의 원활한 업무 처리를 적극적으로 돕는 사람입니다. 어떻게 하면 CEO의 수고를 덜어드려 좋은 성과를 낼 수 있도록 할 지 고민하고, 이를 생각하다 보면 구체적으로 어떤 일을 해야 할지 보이죠. 스케줄 정리, 자료 정리 외에도 하루에도 수십 통씩 오는 메일은 CEO가 보기 편하게 정리하는 것, 때론 답장의 초안을 함께 작성해서 보고하는 것, 보고 사항도 이왕이면 좀 더 신속하고 정확하게 전달하는 것이 비서의 역할입니다.

럽젠Q : 회사에서의 하루 일과는 어떻게 되나요?

아침 5시 30분에 집에서 나오면 6시에 회사에 도착합니다. 그리고 피트니스 센터에 올라가 씻고 화장을 하면 6시 45분이 되죠. 그리고 7시부터 8시까지는 매일 중국어 공부를 하고 있습니다. 중국과의 거래를 위해 시작한 공부죠. 그리고 공부가 끝난 후에는 회장님께서 오시기 전에 오늘 하루 하셔야 할 업무와 보고 사항을 정리해 올려둡니다. 그 이후에는 그날 그날 회장님의 스케줄에 따라 다릅니다. 메일을 정리하기도 하고, 그 사이 사이에 새로운 일이 생기면 일정 조율도 하는 등 여러 업무를 보게 됩니다.

초록색 원피스를 입은 전성희 이사가 자신의 책상 앞에 연필을 들고 있다. 그녀는 항상 이렇게 자신의 책상 앞에 앉아 업무를 처리하고 공부를 한다. 그녀의 책상 오른쪽에는 컴퓨터가 놓여있고, 전화기 2대와 여러 서류가 올려져 있다. 하지만 깔끔하게 잘 정리정돈 된 모습이다.
전성희 이사는 프랑스 업체와 제휴를 준비할 때는 프랑스어를, 중국 진출을 준비하며 중국어를 공부했다. 외국어 서신에 효율적으로 대처 하기 위한 그녀의 노력인 것이다.

럽젠Q : 어떻게 35년 동안 회장님 곁을 지키게 되었나요?

우선, 건강도 안 좋고 빌빌거린다면 이미 잘렸겠죠. 하지만 다행히 제 목소리가 고음이라 할머니라는 느낌도 별로 없고 아직 팔팔합니다.(웃음) 그리고 무엇보다 난 ‘저 할머니 언제 잘리나’라는 이야기는 듣기 싫어요. ‘전성희 이사님 없으면 회장님 어떡하시지’라는 말을 듣고 싶죠. 그러다 보니 항상 ‘어떻게 하면 회장님의 수고를 덜어드릴 수 있을까?’ 고민하면서 일을 합니다. 그러다 보니 그 누구보다 회장님을 잘 아는 지금의 위치까지 오게 된 것 같습니다.

전성희 이사가 서울대 철학과 교수인 남편을 따라 2년 간 캐나다에 가 있는 동안 이 빈자리를 채우기 위해서 3명의 사람이 고용되었다. 영어를 잘 하는 직원을 뽑으니 한자를 못 해 한 명을 더, 그리고 이들이 꺼려하는 커피 심부름을 시킬 아르바이트 한 명 더. 하지만 3명이 이 자리를 채웠다고 능률이 더 올랐겠는가? 대성 그룹 회장이 얼마나 전성희 이사를 기다렸을 지 상상이 된다.

대성 회장님의 책상. ‘결재를 바랍니다’라고 적힌 검은색 파일 위에 분홍색 포스트 잍이 눈에띤다. 이는 전성희 이사가 효율적으로 보고하기 위한 중요한 수단. 그 옆으로 회장님이 검토하셔야 하는 서류가 정리되어 있다.
전성희 이사는 회장님의 시간을 아끼기 위해 보고는 분홍색 포스트잇에 깔끔하게 적어 전달한다.

럽젠Q : 비서 일을 하면서 가장 뿌듯했던 순간은 언제인가요?

그런 순간은 정말 많았어요. 우선 하나는 90년도 대성 50억 횡령 사건 때 미국에 계신 회장님을 도와 한국의 업무가 원활히 돌아가도록 했던 일입니다. 팩스나 유선 전화만 사용할 수 있던 그 때에 범인 검거를 위해 미국에 계셨던 회장님을 도와 저는 한국에서 대성을 지켰어요. 그리고 나머지 하나는 독일에서 2~3위를 다투는 화학 회사 헨켈과 조인트 벤처를 시작할 때 기여한 일입니다. 약사 출신이라는 장점을 살려 직접 교육에 참여하고 리포트를 작성해서 제출했더니 헨켈에서 한국을 방문했습니다. 그리고 답사 및 설문조사를 무사히 마친 후 지금은 대성 C&S가 된 대성 헨켈이 세워졌죠. 거기서는 저를 창사 멤버라고 한답니다.

럽젠Q : 좋은 대학을 졸업한 전문 비서들은 커피 타기와 같은 잔심부름은 꺼려합니다. 이런 잔심부름에 대해서 어떻게 생각하시나요?

자존심 상해하거나 꺼려할 이유는 전혀 없다고 생각합니다. 잔심부름이라는 사실에 초점을 두지 말고 CEO의 시간을 벌어드리고 CEO를 위해 어떤 일을 할 수 있을까에 초점을 두어 생각해 보는 건 어떨까요? 그렇다면 자신이 해야 할 일이 눈에 보일 것입니다. 커피 타는 것도 나의 임무이고, 이왕 할 것이면 커피 타는 것도 내가 할 수 있는 최선을 다해 하는 것이 나 스스로의 가치를 높이는 일이라고 생각합니다. 그게 명품 비서라고 생각하고요.

책상 위에 투명한 파일에 정리된 메일과 인터뷰지가 들어 있고, 이 파일은 자주색 전성희 이사의 저서 ‘성공하는 CEO 뒤엔 명품비서가 있다’ 책 사이에 끼여 있다. 그 옆으로는 펜, 안경, 폰이 놓여있다.
인터뷰 준비를 위해서 자신의 저서와 인터뷰지, 그리고 컨택을 위해 주고 받았던 메일을 정리해 오신 전성희 이사. 정말 감동이었다.

럽젠Q : 비서가 갖추어야 할 소양에는 무엇이 있을까요?

비서는 회사의 모든 사람과 정보가 드나드는 창구입니다. 따라서 성실함과 센스가 가장 중요해요. 비서는 회사의 창구 같은 사람이니까요. 맞이하는 손님과 마주하는 상황에 따라 성실하고 센스 있게 자신의 몫을 해 나간다면 훌륭한 비서가 될 수 있을 것입니다.

‘이 분이라면 무엇이든 뚝딱 해결할 수 있을 것 같다’, 인터뷰 내내 그녀와 마주하고 앉아 있으면서 든 생각이다. 듣기에 따라 다소 황당할 수도 있는 생각이었지만, 그녀는 신기하게도 이를 눈 앞에서 몸소 형상화하고 있었다. 오랜 세월을 자신의 일에 대해 신념을 갖고 움직인 그녀만의 결과물이리라. 자, 다시 한 번 ‘비서’라는 직업에 대해 떠올려 보자. 이제 당신은 누구보다 빠르고 민첩하게 자신의 역할을 해내는 인물 한 명을 먼저 떠올리게 될 것이다.

9 개의 댓글이 있습니다.

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    와 정말 훌륭하신 분이네요.... 이렇게 오랫 동안 비서직을 할 수 있던 것도 다 그녀의 능력이겠죠 @@ 멋있어요
  • 삼다

    정말 정말 고품격이라는 단어 밖엔 생각이 안나는 멋진 분이세요, :)
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    김율화

    맞아요! 멋진 전성희 이사님~

  • 민영 :)

    정말 많이 배우고 느끼고 갑니다. 나이는 중요치 않다는 것을 다시 한 번 느끼네요. 무엇보다도 저 자신을 다시 돌아보게 됩니다. 과연 스스로에게 부끄럼없이 열심히 살았는지 묻게되는, 정말 멋진 분이세요 ㅠㅠ 좋은 기사 감사드립니다
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    김율화

    맞아요, 저도 이사님의 모습을 보며 스스로 많이 뒤돌아 보게 되는 것 같습니다. 감사합니다. ;)

  • 팜므파탄

    정말 멋진 여성이세요!! 취업을 준비하는 사람으로서 이사님께 많은 것을 배웁니다. 자신의 일에 철두철미한 사람이 되고싶어요
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    김율화

    파이팅! 팜므파탄님도 철두철미한 사회인이 될 수 있을거라 믿습니다! +_+ 저도... 그래야... 할텐데...

  • NoYou

    72세의 나이에도 여전히 35년 째 비서생활을 하고 계시다니 놀랍습니다. 단순히 비서가 커피심부름과 잡무를 처리하는 것이 아니라 이렇게 ceo 곁에 정말 중요한 파트너라는 것을, 현장의 목소리로 들려주시니 더 생생하네요.
    좋은 기사 고맙습니다!
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    김율화

    저도 이번 기회를 통해 비서라는 직업이 얼마나 중요한지 깨닫게 되었답니다! 감사합니다. ;)

  • 최동준

    인터뷰를 통해 그녀만의 성공철학, 확실한 신념을 느낄 수 있었습니다!! 어떠한 직업을 가지든 철두철미한 직업정신을 갖는게 얼마나 중요한지를 느꼈네요!! 좋은 기사, 잘 보았습니다 :)
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    김율화

    철두철미한 직업정신! 저도 이번에 그게 얼마나 중요한지 느끼게되었어요! 감사합니다. :)

  • 이지예

    누군가를 서포트 하는 역할이 굉장히 중요함을 느끼는 요즘입니다. 비서가 잔심부름하고, 상대적으로 덜 중요한 일을 하는 사람이라고 막연히 생각하고 있었는데요. 비서가 없으면 일이 한발짝도 나아가기 어렵겠네요. !!
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    김율화

    맞아요! 리더쉽만큼이나 중요한 것이 이런 팔로우쉽이 아닐까라는 생각을 요즘 많이 하게되요! :)

  • 이미선

    잡일이라는 생각없이 ceo를 위한다는 것이 진짜 비서로서의 의식이군요! 매체에서만 접하던 비서라는 직업이 이사님 인터뷰를 보니 훨씬 멋진 일이라는 생각이 듭니다 :) 좋은 기사 고마워요 율화기자님~
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    김율화

    저도 이번 기사를 준비하면서 비서라는 직업이 얼마나 멋진 일인지 이해할 수 있었습니다! 감사합니다. :)

  • 송종혁

    와.... 35년을 활동하신 모습을 보니 그녀만의 일에 대한 열정이 더 돋보이는 것 같아요! 그리고 직업에 대한 열정도 대단하시구요! 배워야 할 점이 많은 인터뷰이인 것 같습니다~ 좋은 기사 감사합니다
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    김율화

    맞아요! 정말 열정이 넘치시고, 주변에 밝고 긍정적인 에너지를 주는 분이셨어요. 감사합니다. :)

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